Qué se mide
Horas que se recuperan, errores que se dejan de cometer, oportunidades que dejan de perderse y capacidad que se libera. Eso es lo que se pone en la balanza.
El método
Análisis primero,
Análisis primero,
automatización después
Cuatro fases con un entregable cada una. Al final de cada fase decides si seguimos, y ninguna se salta para ir más rápido.
Por qué se entra siempre
por el diagnóstico
Casi todo el mundo llega diciendo «quiero automatizar esto». Y casi siempre eso es el síntoma, no la causa. El cuello de botella real vive en el proceso de al lado, en el paso que nadie documentó o en la persona que compensa el fallo sin decírselo a nadie.
Automatizar sobre un proceso mal entendido deja el problema donde estaba, con una capa de software encima que ahora también hay que mantener. El diagnóstico existe para que no pagues dos veces.
Lo que miramos antes de proponer
- Qué hace cada equipo, paso a paso y en la vida real
- Qué herramientas usáis y por dónde se rompe la cadena entre ellas
- Dónde se duplica información y dónde se teclea dos veces
- Qué procesos se paran cuando falta una persona concreta
- Qué se intentó automatizar antes y por qué no cuajó
Fase 1
Diagnóstico operativo
Auditamos los procesos actuales: qué hace cada equipo, qué herramientas usa, dónde se pierde tiempo y dónde hay trabajo manual repetitivo o información duplicada.
Hablamos con las personas que ejecutan el proceso, no solo con quien lo diseñó. La diferencia entre las dos versiones suele ser la parte interesante.
Qué te llevas
- Mapa de procesos de cómo trabaja hoy la empresa
- Lista priorizada de oportunidades de automatización
- Impacto estimado de cada una
- Recomendación de por dónde empezar
Qué decides túSi el mapa te encaja y quieres que diseñemos el sistema. El diagnóstico se puede contratar suelto: si decides implementarlo por tu cuenta, el mapa es tuyo igualmente.
Fase 2
Diseño del sistema
A partir del diagnóstico diseñamos el sistema: qué se conecta con qué, qué reglas sigue, qué decide la IA y qué sigue decidiendo una persona.
Esa última frontera es la que más se discute y la que más importa. Un sistema que decide de más genera desconfianza y acaba sin usarse.
Qué te llevas
- Arquitectura del sistema completa
- Qué automatiza y qué queda en manos de una persona
- Alcance y precio cerrados antes de construir
- Validación contigo, punto por punto
Qué decides túTodo. No se construye una sola línea de nada hasta que apruebas esta arquitectura.
Fase 3
Implementación
Construimos el sistema: integraciones entre las herramientas que ya usáis, automatizaciones y agentes de IA donde aporten valor real. Paneles de control si el proceso los necesita.
Lo dejamos documentado. Un sistema que solo entiende quien lo montó es otra forma de dependencia, y de esas ya tienes bastantes.
Qué te llevas
- Sistema funcionando en producción
- Documentación de cómo funciona y por qué
- Vuestro equipo sabiendo usarlo
- Las herramientas que ya teníais, conectadas
Qué decides túCuándo entra en producción y con qué equipo se empieza. Preferimos arrancar por un proceso y ampliar, antes que encenderlo todo a la vez.
Fase 4
Soporte y mejora continua
El sistema se ajusta con el uso real, que nunca es igual al uso previsto. Aparecen casos que nadie contempló y cuellos de botella nuevos que antes quedaban tapados por el anterior.
Se amplía cuando tiene sentido. No por rellenar horas de una cuota.
Qué te llevas
- Revisión periódica del sistema en uso
- Ajustes según lo que pasa de verdad
- Hoja de ruta de mejora
- Detección de los cuellos de botella nuevos
Qué decides túHasta dónde llega la relación. El objetivo es que el sistema no dependa de nosotros, no atarte a una cuota.
Cómo se fija el precio
Se ancla al valor,
Se ancla al valor,
no al número de automatizaciones
Qué no se mide
Cuántas automatizaciones tiene el sistema. Es una métrica cómoda de vender y no dice nada sobre si tu empresa funciona mejor.
Cuándo lo sabes
El alcance y el precio de la implementación se cierran al final de la fase 2, con la arquitectura delante. Antes de eso sería adivinar.
Para ahorrarte la llamada
Lo que no incluye
Si buscas alguna de estas cosas, prefieres saberlo ahora.
- Herramientas de IA sueltas sin integrarlas dentro de un proceso.
- Automatizaciones a ciegas, sin diagnóstico previo.
- La promesa de sustituir a alguien de tu equipo. El sistema libera tiempo para trabajo de más valor, y eso es otra cosa.
- Desarrollo de software a medida sin componente de proceso ni de automatización.
- Gestión de campañas de publicidad. No somos una agencia de medios.
Preguntas frecuentes
Lo que se pregunta antes de empezar
¿Cuánto se tarda en total?
Depende de lo que salga en el diagnóstico y de por dónde decidas empezar. No damos un plazo cerrado antes de mirar, porque sería inventarlo. Lo que sí sabes desde el principio: la fase 2 llega con alcance y precio cerrados, y no se construye nada sin que lo valides.
¿Puedo contratar solo el diagnóstico?
Sí. Es la puerta de entrada precisamente porque tiene valor por sí solo. Si después decides implementarlo con tu equipo o con otro proveedor, el mapa de procesos es tuyo.
¿Tengo que cambiar de CRM o de programa de facturación?
En principio no. Partimos de que las herramientas que ya usáis se quedan y conectamos lo que haga falta entre ellas. Si en el diagnóstico aparece una que es un tapón serio, te lo decimos y decides tú. Migrar por gusto no lo recomendamos.
¿Qué pasa si a mitad del proyecto queremos cambiar el alcance?
Se para, se mira y se vuelve a cerrar por escrito. Un cambio de alcance que no se documenta acaba en discusión de facturación, y eso no le conviene a nadie.
Ya probamos con ChatGPT y no sirvió de mucho. ¿En qué es distinto?
Una herramienta de IA suelta se usa cuando alguien se acuerda de usarla, y eso dura dos semanas. La diferencia está en meterla dentro de un proceso: que se dispare sola, que tenga responsable, que deje rastro y que alguien se entere cuando falla.
Empieza por ver cómo trabajáis de verdad
El diagnóstico es la puerta pequeña. Si el mapa no te dice nada que no supieras, lo habremos hecho mal.